Sales Order: Lengkap Pengertian, Fungsi, Perbedaan, & Contoh

Sales order adalah sebuah dokumen atau lembaran penting berisi penawaran produk atau barang yang dibuat oleh penjual.

Lebih tepatnya dokumen ini berbanding terbalik dengan dokumen purchase order yang diterbitkan oleh pembeli.

Makanya masyarakat sering sulit membedakan keduanya.

Padahal bagi mereka yang ingin mengembangkan usaha UMKM, memahami pengertian dan manfaat sales order sangat penting.

Apalagi ini menyangkut stok produk dan brand perusahaan dalam menjual produk-produknya.

Oleh karena itu, agar tidak salah akan SO ini, perhatikan dan kenali dulu yuk informasi lengkapnya!

Pengertian SO (Sales Order)

SO atau Sales Order adalah sebuah lembaran atau dokumen bersifat sah dan legal yang ditulis oleh penjual guna mengkonfirmasi pesanan pembeli.

Jika pembeli dan penjual telah setuju dan sepakat dengan penawaran barang atau jasa terkait, maka dokumen ini bisa digunakan sebagai dasar untuk menerbitkan sales invoice.

Singkatnya, catatan SO dibuat agar memudahkan para penjual yang ingin melacak proses atau alur penjualan yang sedang berlangsung.

Nah, umumnya penjual akan memberikannya pada pembeli ketika pihak penjual sudah menerima pelunasan atas barang tersebut.

Namun, ada pula yang lebih dulu merilis dokumennya meskipun metode transaksi dilakukan secara kredit.

Contoh mudahnya:

“Vina berbelanja bahan baku untuk membuat lukisan di toko alat tulis. Ia memerlukan pallet, kuas, cat air, dan sebagainya. Vina pun lalu memilih dan membuat keputusan untuk membeli bahan merek A. Kemudian, Vina mengajukan daftar pesanan pada pemilik toko tersebut dengan menyerahkan formulir khusus pesanan dan disetujui oleh pihak penjual.”

Dari contoh di atas, kira-kira, apa isi komponen dari formulir tersebut ya?

Format dan Komponen Sales Order

Beberapa komponan dalam dokumen SO hampir sama banyaknya dengan lembaran delivery order yang juga memuat beberapa poin utama.

Elemen atau komponen tersebut disebut wajib dan harus ada dalam tiap dokumen yang diterbitkan.

• Nama dan nomor telepon perusahaan atau toko
• Nama dan nomor HP pembeli atau customer
• Nama barang atau produk yang dipesan
• Kuantitas atau jumlah pesanan dari tiap-tiap produk yang dipilih
• Harga satuan per item dan total sekaligus potongan (diskon) jika memang ada juga pajak
• Nomor purchase order
• Waktu pengiriman barang ke pembeli
• Waktu dan jadawal akan pelunasan atau pembayaran tagihan sesuai kesepakatan
• Syarat lain (sesuai ketentuan kedua belah pihak)
• Tanda tangan pihak penanggung jawab dari pihak-pihak yang terkait

Jika sudah ditulis, maka pihak penjual akan memproses dan memastikan pesanan sesuai dengan request pembeli.

Manfaat dan Fungsi (SO) Sales Order

Pertanyaan yang sering muncul ke permukaan yakni apa sih manfaat dan fungsi sales order?

Terutama bagi pihak penjual dan pembeli yang membentuk kesepakatan bersama dalam proses jual-beli barang tersebut.

1. Melacak Persediaan Barang

Melacak persediaan barang atau tracking inventory sangat diperlukan bagi perusahaan yang bergerak di bidang retail.

Bayangkan saja, bagaimana jika setiap barang yang keluar tidak disertai pencatatan dan skema atau modul penjualan yang sesuai?

Tentunya perusahaan akan sulit melacak ke mana saja barang tersebut menghilang.

Selain itu, fungsi utama dari sales order ini yaitu supaya tidak terjadi double order atau pemesanan yang sama dua kali dalam satu waktu.

Juga agar perusahaan mampu mengoptimalkan persediaan barang di hari mendatang usai sebagian telah keluar dan dikirim pada pembeli.

Jika stok barang di toko atau perusahaan aman, maka pembeli lain juga tidak akan kecewa dan hubungan keduanya pun tetap bisa terjalin secara harmonis.

Pages: 1 2 3