Purchase Order: Apa Itu, Fungsi, Alur, Format, dan Contoh

Purchase order adalah sebuah berkas atau dokumen penting yang dibuat oleh pembeli dan diberikan pada pihak penerima (penjual).

Biasanya berkaitan erat dengan permintaan atau kebutuhan akan barang dan produk lainnya.

Bentuk dan format surat ini pun sudah pasti berbeda dari surat delivery order yang lebih mirip dengan surat jalan.

Walaupun begitu, masih banyak yang belum mengenal dengan baik apa itu purchase order, manfaat, pentingnya, dan isi dari surat tersebut.

Apalagi PO yang ini sering disamakan dengan pre order.

Kamu sendiri pun pasti pernah mendengarnya bukan? Nah agar lebih memahaminya lagi, kenali dulu yuk!

Pengertian Purchase Order

Definisi PO atau Purchase Order adalah sebuah lembaran atau dokumen resmi bersifat legal dan penting yang diterbitkan oleh pihak pembeli dengan tujuan tertentu.

Biasanya dokumen PO ini berisi informasi seputar daftar barang yang diperlukan dan ingin dibeli oleh para pembeli dalam satu waktu.

Setelahnya, surat PO akan diserahkan pada pihak penerima (penjual) untuk segera memproses pesanannya terhadap barang yang ia butuhkan.

Jika pesanan produk dari pembeli sudah diserahkan atau dikirim, maka pihak penjual berhak melakukan penagihan pada pembeli.

Mengapa? Agar penjual dapat terhindar dari kerugian dan bisa melacak stok produk.

Jadi, tanggungjawab pembeli di sini setelah ia menerima barang yang sesuai dengan yang terdaftar pada lembaran PO, maka tugasnya ialah membayar seluruh tagihan yang tertera.

Nah, dari sisi penjual sendiri, lembaran purchase order akan menjadi bukti bahwa antara dirinya dan pembeli memiliki kesepakatan atau telah terjadi hubungan transaksi.

Manfaat dan Fungsi Purchase Order

Kegunaan Purchase Order baik bagi pembeli maupun penjual sama-sama pentingnya.

Walaupun dokumen ini lebih sering dijumpai pada perusahaan berskala menengah ke atas, akan tetapi untuk jenis UMKM saat ini juga turut menggunakannya.

Mengapa?

1. Pelaporan pengadaan barang dan piutang usaha lebih transparan
2. Menghindari terjadinya double order atau pemesanan berulang yang sama
3. Bagi perusahaan yang menggunakan aplikasi pembukuan modern, keberadaan dokumen PO justru lebih memudahkan kinerja
4. Meminimalisir risiko kerugian dalam jangka panjang
5. Berfungsi melacak setiap pesanan yang masuk, apakah sudah sesuai atau belum dan menyelesaikan setiap selisih angka apabila terjadi error
6. Mengoptimalkan pengiriman dan mencegah terjadinya salah kirim barang karena dengan adanya surat PO semua pesanan atau item akan dicek ulang
7. Menjadi alat bukti yang valid untuk melayangkan tagihan pada pembeli yang sudah menerima barang pesanannya
8. Dalam skala bisnis yang menggunakan sistem Procurement System, dokumen purchase order adalah pendukung yang sangat penting
9. Mampu mencegah kebocoran persediaan dan penumpukan barang di gudang perusahaan
10. Keuangan dan performa gudang lebih efisien serta efektif

Kalau begitu, apa saja poin-poin atau komponen yang ada pada purchase order?

Komponen Berkas Purchase Order

Via: supplierairbersih. Com

Komponen dan informasi yang termuat dalam lembaran purchase order memang agak mirip dengan invoice, tetapi memang beberapa lainnya berbeda.

Sebab, lembar PO paling tidak memuat:

• Nama perusahaan lengkap
• Nama pihak pembeli atau pemesan
• Alamat lengkap penagihan
• Alamat lengkap pengirim
• Tanggal, bulan, dan tahun pengiriman
• Nomor telepon aktif
• Alamat email yang biasa digunakan
• Jenis dan jumlah barang
• Harga satuan dan total barang
• Sistem pembayaran yang digunakan
• Cara pengiriman
• Nomor order atau pesanan
• Aturan dan ketentuan yang berlaku dari transaksi kedua belah pihak

Apa Perbedaan Purchase Order dan Invoice?

Salah satu persamaan antara invoice dan purchase order adalah keduanya merupakan dokumen penting yang akan diberikan pada pihak penjual oleh pihak pengirim.

Kalau begitu, apa dong perbedaannya?

1. Purchase order biasanya dibuat sebelum terjadinya pembelian, sedangkan invoice dibikin usai proses pembelian
2. Dokumen PO diterbitkan atau dibuat oleh pihak pembeli, tetapi invoice sebaliknya. Surat tersebut dibuat oleh pemasok (supplier) atau penjual.
3. Lembaran Purchase Order dimanfaatkan oleh penjual untuk mengajukan penagihan pada pembeli termasuk sistem pembayarannya. Sedangkan invoice hanya memuat tanggal atau waktu jatuh tempo
4. Invoice berisi keterangan bahwa barang telah sukses dikirim, sementara Purchase Order menginformasikan kumpulan barang yang dibutuhkan oleh pembeli atau pihak pemesan.

Informasi Penting Soal Purchase Order

Bagi perusahaan berskala nasional atau multinasional yang memang sudah besar dan diakui, pencetakan dokumen purchase order dilakukan secara digital.

Artinya dokumen tersebut berbentuk soft file dan bisa dicetak apabila diperlukan kapan pun.

Sayangnya untuk beberapa bisnis menengah ke bawah, PO dibuat secara manual.

Hal ini tentu saja dinilai kurang efektif, bahkan dapat dipalsukan oleh oknum tak bertanggung jawab.

Selain itu, dokumen PO yang dibuat secara manual juga rawan rusak bahkan sulit terbaca sehingga mempengaruhi kondisi stok internal perusahaan.

Apalagi jika ternyata daftar barang yang dipesan banyak, apakah pihak penerbit tidak kewalahan?

Oleh sebab itu, mengintegrasikan purchase order dengan software pelaporan keuangan yang dibuat oleh perusahan jauh lebih baik.

Alur Purchase Order

Mungkin kamu penasaran, bagaimana sih alur purchase order yang sebenarnya di lapangan?

Pertama, pihak pembeli membuat rincian barang yang dipesan dalam lembaran PO.

Setelah itu, mengirimnya ke pihak supplier atau pemasok.

Selanjutnya, pemasok akan menerima PO tersebut dan mempertimbangkannya, apakah pihak mereka akan menolak atau menyetujui kontrak transaksi jual beli tersebut.

Jika pemasok atau penjual menerimanya, maka mereka harus mengeluarkan invoice berdasarkan PO tersebut.

Nah, di sinilah peran dokumen PO yakni sebagai alat atau pedoman dalam pembuatan invoice.

Berikutnya, invoice tersebut bisa dikeluarkan sebelum barang dikirim sesuai persetujuan bersama.

Yang jelas, ketika barang sudah dikirim dan diterima, maka pihak penjual berhak mengajukan penagihan dan pembeli harus melunasi tagihan tersebut.

Contoh:

Denny ditugaskan oleh perusahaannya untuk membeli sejumlah bahan baku kue oleh perusahaan bakery and pastry tempat ia bekerja.

Menyanggupi perintah tersebut, Denny pun membuat rincian PO yang berisi jumlah bahan baku yang diinginkan lengkap diikuti harga yang diminta.

Ia pun mengirimkannya ke supplier atau distributor bahan-bahan kue.

Menerima dokumen atau laporan PO itu, pihak supplier kemudian menyetujuinya dan menyediakan produk yang diperlukan Denny.

Pihak supplier pun kemudian mengirimkan bahan yang Denny butuhkan dan mengeluarkan invoice agar jumlah tagihannya segera dibayar.

FAQ

Q: Apa saja fungsi PO?

A: Fungsi PO sangat beragam. Mulai dari mencegah kesalahan pengiriman barang, sebagai dasar pembuatan invoice, dokumen penting untuk menagih pembayaran pada pembeli, sampai mencegah timbulnya kerugian.

Q: Apa isi atau format purchase order?

A: Terdiri dari nama perusahaan, nama pembeli, penerima, daftar barang dan harganya, nomor telepon, alamat email, alamat pengirim dan penerima, serta lainnya.

Q: Siapa yang merilis dokumen PO?

A: Lembaran atau dokumen PO dirilis dan diterbitkan oleh pihak pembeli dan diserahkan pada supplier atau pemasok.

Penutup

Mengenal purchase order adalah kewajiban bagi pengusaha sukses yang ingin terus berkembang.

Terutama lajur keuangan dan urusan gudangnya.

Nah, kamu pun juga bisa mempelajari informasinya terlebih dahulu lewat artikel ini.

Kalau suka, silakan tekan tombol share dan bagikan ke teman-teman kamu ya.

Jangan lupa juga follow akun kami di Instagram @pintarjualan.id agar tidak ketinggalan seputar berita dan informasi terbaru lainnya.

Terima kasih. ❤