Cara Menggunakan ChatGPT untuk Menulis Email [+ Contoh Prompt]

Cara menggunakan ChatGPT untuk menulis email sangatlah mudah. Pengguna hanya perlu membuat prompt (perintah berupa teks) dengan tepat dan spesifik sesuai kebutuhannya.

Agar lebih mudah dipahami, kami akan memberikan beberapa contoh prompt penggunaan ChatGPT untuk menulis email lebih baik, mudah, dan cepat.

Kamu bisa simak manfaat ChatGPT untuk menulis email, cara menentukan rumus (formula) penulisan prompt, contoh promp yang bervariasi, dan batasan-batasannya pada pembahasan kali ini.

Penasaran bagaimana penerapannya? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini secara detail ya.

1. Apa itu ChatGPT?

ChatGPT adalah model bahasa atau aplikasi buatan OpenAI yang dapat digunakan untuk menghasilkan informasi sesuai prompt yang diketik oleh pengguna.

Aplikasi AI ini dirilis menjadi dua kategori, yakni GPT-3.5 (gratis untuk umum) dan GPT-4 atau GPT Plus dengan biaya berlangganan Rp305.000 per bulannya.

Selain berfungsi untuk memecahkan soal matematika, translate bahasa, dan perencanaan bisnis, ChatGPT juga dimanfaatkan untuk menulis email lebih baik, cepat, dan bebas typo oleh sejumlah perusahaan & instansi di Indonesia.

Tujuan menggunakan ChatGPT untuk menulis email, khususnya email marketing adalah untuk meningkatkan efisiensi perusahaan, menjaga loyalitas pelanggan, dan meningkatkan reputasi brand secara konsisten.

Tidak hanya itu saja, kamu bisa menyimak manfaat ChatGPT untuk pemasaran email secara spesifik di bawah ini.

2. Manfaat ChatGPT untuk Menulis Email

Seluruh bisnis dan jenis usaha, baik UKM & UMKM hingga perusahaan skala besar dapat memanfaatkan kecanggihan ChatGPT untuk menulis email dalam waktu yang relatif cepat.

Berikut beberapa manfaat ChatGPT untuk menulis dan pemasaran email:

• Meningkatkan kepuasan customer/klien karena pesan dibuat dengan cepat
• Memberikan respon yang diinginkan oleh customer/klien
• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas pengguna karena menghemat waktu
• Meningkatkan keterampilan dan skill menulis
• Risiko kesalahan dalam penulisan teks sangat rendah, sehingga terhindar dari typo
• Dapat digunakan untuk membalas email dalam berbagai bahasa (pengguna tidak perlu lagi mengandalkan Google Translate) dan tentunya bahasa juga lebih mudah dipahami
• Prompt penulisan email dapat dikustomisasi dan disesuaikan dengan konteks email (pesan yang masuk)

Setelah mengetahui beberapa contoh di atas, simak yuk cara menggunakan ChatGPT untuk menulis email lewat beberapa prompt yang kami tulis berikut.

3. Contoh Prompt ChatGPT untuk Menulis Email

Banyak manfaat ChatGPT untuk bisnis, khususnya menulis email untuk membalas pesan klien, mengajukan kerja sama (pitching email), menanggapi respon customer, dan sebagainya.

Bahkan kamu bisa mengoptimalkan aplikasi AI yang viral ini apabila dapat membuat prompt yang tepat.

3.1. Cara Menggunakan ChatGPT untuk Menulis Email

Nah, sebelum masuk ke contoh prompt, kamu bisa mempelajari terlebih dahulu tata cara menggunakan ChatGPT untuk menulis dan membuat email marketing seperti di bawah ini:

1. Tentukan konteks dengan membuat prompt yang berisi: konteks email, tujuan penulisan email, panjang (jumlah kata), penggunaan kata atau kalimat dalam email (santai, formal, dll)
2. Jika ingin lebih spesifik, pengguna dapat menambahkan template kalimat pembuka, ucapan basa-basi, dan lain-lain
3. Perintahkan ChatGPT agar menggunakan grammar dan struktur kalimat yang benar dan tepat, tentukan jumlah paragraf dalam email, serta hindari pengulangan kata yang tidak diperlukan
4. Saatnya membuat email dan periksa kembali setelah hasil generate ChatGPT selesai untuk melihat

Singkatnya, kamu bisa gunakan rumus atau prompt seperti:

Kalimat Pembuka – tentukan peran/profesi/persona/roleplay/expertis – deskripsikan jenis email – bahasa yang digunakan – tujuan – muatan teks email secara spesifik.

3.2. Contoh Prompt ChatGPT untuk Menulis Email

Inilah beberapa contoh prompt ChatGPT untuk menulis email dengan tepat, relevan, dan mudah:

3.2.1. Menulis Pitching Email

Pitching email adalah pesan teks yang berisi penjelasan, nilai, dan keterangan produk yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menarik minat investor maupun brand lain agar mau menanamkan modalnya atau bekerja sama, sehingga menghasilkan profit yang sama-sama menguntungkan.

Pitching email ini mampu menaikkan skalabilitas dan brand perusahaan, makanya banyak perusahaan melakukannya agar operasionalnya berjalan serta namanya melambung naik.

Nah, bagaimana contoh prompt ChatGPT untuk menulis pitching email?

“Saya seorang pemilik brand fashion wanita yang sedang populer saat ini. Saya ingin mengajak perusahaan sepatu sneakers merek Confess berkolaborasi untuk meluncurkan produk musim panas tahun 2023. Tolong buatkan pitching email dalam bahasa Indonesia agar perusahaan sepatu tersebut mau melirik brand saya dan menyetujui ajakan kolaborasi tersebut“

Contoh penggunaan chatgpt untuk membuat pesan penawaran yang ditujukan pada investor atau brand tertentu

3.2.2. Membalas Pesan Klien dan Customer dengan Cepat

Ada kalanya perusahaan mendapat pesan dari klien atau customer mereka. Entah berisi pertanyaan produk, komplain layanan, dan sebagainya.

Untuk membalas satu per satu, tentunya akan melelahkan bukan? Nah, jika perusahaan tidak menggunakan email marketing tools karena ingin menghemat biaya, maka bisa gunakan ChatGPT.

Berikut contoh prompt ChatGPT untuk membalas email klien atau customer yang menanyakan produk incarannya:

“Sebagai perusahaan bedak anti alergi untuk bayi, ada email masuk dari seorang customer yang menanyakan bagaimana jika produk bedak tersebut tidak cocok untuk buah hatinya. Apa yang harus dilakukan oleh perusahaan saya sebagai bentuk tanggung jawab terhadap customer? Tolong balas pesan email dari customer tersebut”

Pengguna dapat memanfaatkan chatgpt untuk membalas pesan dari klien agar tidak mengecewakan mereka

3.3.3. Membalas Email dalam Bahasa Inggris (Translate)

Kamu atau karyawan perusahaanmu tidak memiliki karyawan yang bisa berbahasa Inggris, kemudian dapat email dari website luar negeri? Tenang, kamu bisa mengandalkan ChatGPT.

Contoh kasus: perusahaan kamu mendapatkan email dari aplikasi belanja online luar negeri untuk pasang eksternal link dari mereka. Namun ternyata pesan yang dikirim dalam bahasa Inggris.

Nah, kamu bisa menggunakan prompt ChatGPT untuk menulis email dalam bahasa Inggris seperti ini:

“Saya dapat email masuk dari perusahaan luar negeri seperti ini

‘We, from Wallenmart, would like to place an external link (URL) to our online shopping application on your website, so that your followers and consumers can purchase products on our marketplace. If you’re interested, please reply to this message’

Tolong buatkan email balasan yang menandakan bahwa perusahaan saya setuju dengan penawaran tersebut“

Inilah contoh penggunaan chatgpt untuk menulis email dalam bahasa inggris

3.3.4. Mengirimkan Ucapan Otomatis pada Subscribers

Jika kamu punya banyak subscribers yang berlangganan newsletter atau webmu, pastinya kurang lengkap jika tidak mengungkapkan rasa terima kasih pada mereka bukan?

Nah, untuk memberikan ucapan terima kasih dan rasa syukur atas dedikasi mereka, kamu bisa membuat prompt seperti ini:

“Saya seorang pengelola email marketing. Di sini saya ingin mengucapkan rasa terima kasih dan penuh syukur terhadap subscriber saya. tolong buatkan email yang baik dan sopan untuk dikirim ke mereka”

Contoh ucapan terima kasih pada subscriber yang dibuat oleh chatgpt

3.3.5. Cek Typo dan Grammar

Ingin kirim email dalam bahasa Inggris, tetapi takut dengan grammar yang agak berantakan dan khawatir jika ada beberapa kesalahan saat typing? Tenang, kamu bisa manfaatkan ChatGPT.

“Saya ingin mengirimkan email berisi ajakan kerja sama dengan seorang influencer asal luar negeri dalam bahasa inggris. Namun saya khawatir jika grammarnya buruk dan ada kesalahan penulisan di dalam tulisan tersebut. Bisakah bantu saya memeriksa dan membetulkannya? Inilah isi pesan tersebut:

(ketikkan atau copas email dalam bahasa Inggris tersebut di kolom chatGPT)

Ini adalah salah satu fungsi chatgpt yakni memperbaiki penulisan dan grammar

Nah, itulah cara menggunakan ChatGPT untuk menulis email, khususnya pengenalan prompt yang dapat kamu optimasi dan improvisasi sendiri.

Supaya lebih paham, kamu bisa melihat contoh penggunaan chatgpt untuk menulis email di video berikut ini.

@pintarjualan.id

Mau tau cara buat email dengan cepat dan mudah pakai ChatGPT? Yuk ikuti langkah-langkahnya di video ini. #tutorial#tipsbuatkamu#chatgpt#chatgptprompts#bisnismillenial#tipsbisnis

♬ Marketing Businness – ZydSounds

4. Kelebihan dan Kekurangan ChatGPT untuk Menulis Email

Berikut beberapa kelebihan dna kekurangam ChatGPT untuk menulis email yang perlu kamu ketahui sebelum menggunakannya:

Kelebihan:

• Menghemat waktu karena email ditulis dengan cepat
• Pengguna lebih percaya diri karena hampir tidak ada kesalahan dalam penulisan kalimat
• Pengguna bebas mengatur panjang-pendek teks sesuai kebutuhan
• ChatGPT cukup paham dengan target (pihak penerima email) dan menyesuaikannya
• Biasanya hasil generate dari ChatGPT saat menulis balasan email dalam bentuk bahasa Inggris. Untuk menggantinya pengguna cukup memasukkan prompt “tolong ketik dalam bahasa Indonesia” dan hasilnya langsung diterjemahkan dalam bahasa Indonesia dengan baik
• Merapikan draf email yang masih berantakan
• Dapat digunakan untuk membuat email marketing oleh beragam jenis perusahaan, seperti perusahaan FnB, peyedia jasa (salon, spa, dating app, dll), perusahaan retail, dan masih banyak lagi
• Dapat dikombinasikan dengan tools email marketing

Kekurangan:

• Kesesuaian masih belum mencapai 100%, sehingga pengguna harus melakukan parafrase atau memperbaiki teks email
• Untuk membuat prompt yang spesifik diperlukan ketelitian dan kecermatan yang tinggi
• Tidak dapat digunakan dalam mode offline
• ChatGPT-3.5 kurang cocok untuk menghasilkan teks email dengan struktur panjang dan terlalu kompleks.

FAQ

Kesimpulan

Demikian cara menggunakan ChatGPT untuk menulis email, terutama bagi kamu yang masih pemula dan awam terhadap aplikasi buatan OpenAI ini.

Apalagi sekarang banyak yang mencari cara untuk membuat email marketing menarik agar dapat memikat klien maupun investor saat ini. Nah, salah satunya mengandalkan teknologi ChatGPT ini. Jadi, jangan berhenti mempelajarinya ya.

Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan melalui media sosial Pintarjualan di Instagram atau Tips Pintar Jualan on Facebook agar terus berkembang, sehingga mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya di Pintarjualan.id seputar ekpedisi khususnya Shopee Express Standard dan Instant dari Anisa Juniardy. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.id.

Sumber: Tulisan di atas merupakan hasil uji coba dan riset penulis dengan memanfaatkan ChatGPT demi menghasilkan artikel yang insightful bagi pembaca.