Delivery Order & Surat Jalan: Perbedaan, Definisi, Fungsi, dan Contoh

Delivery order adalah dokumen atau surat yang berisi kesepakatan dan persetujuan antara pihak penerima (pembeli) dan pengirim (penjual).

Tentunya surat ini berbeda jauh dari pengertian repeat order ya maupun surat jalan.

Meskipun begitu, rupanya masih saja banyak yang menyangka kalau keduanya sama.

Apalagi format atau isi berkasnya dianggap memiliki kemiripan yang identintek.

Bahkan bagi orang awam akan sangat sulit membedakannya.

Sebenarnya, apa sih delivery order dan perbedaannya dengan surat jalan?

Nah, agar makin jelas dan tidak salah kaprah, simak dulu yuk poin-poin penting berikut!

Apa Itu Delivery Order?

Via: fadilazexstrife. Wordpress. Com

Delivery Order adalah surat atau berkas yang berisi tentang persetujuan atau kesepakatan antara pihak receiver dan sender.

Artinya berkas atau dokumen tersebut tidak memuat perihal detail seperti yang ada pada surat jalan.

Fungsi surat ini biasanya digunakan sebagai laporan atau bukti bahwa barang telah melalui proses pengiriman dan masih berkaitan erat dengan stok (persediaan barang).

Wujudnya pun juga spesifik dengan ciri khas masing-masing dari pihak terkait.

Kamu bisa menjumpai atau menanyakan bentuk dari surat DO (delivery order) saat membeli barang lewat marketplace dan diantar oleh jasa ekspedisi tersebut.

Tepatnya, surat tersebut ditempel pada paket bagian atas atau sisi samping.

Terus, apa bedanya DO dan surat jalan?

Pengertian Surat Jalan

Via: tokopedia

Surat jalan resmi dapat diartikan sebagai berkas atau pun dokumen yang memuat sejumlah informasi berupa jenis barang/produk, nama dan alamat penerima, nomor surat jalan, harga, serta tanggal barang dikirim.

Surat ini tak sama lho ya dengan format alamat paket barang.

Umumnya surat jalan akan diberikan oleh pihak pengirim kepada penerima untuk menginformasikan secara detail mengenai barang tersebut.

Jadi, nanti pihak penerima bisa mengecek dan memeriksa, apakah barang sudah sesuai dengan data yang ada pada berkas surat jalan tersebut atau tidak.

Warna Surat Delivery Order

1. Putih

Lembar putih yang satu ini akan dipakai sebagai alat bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian dan pengirim tidak bisa menuntut tagihan apabila yang bersangkutan telah melunasinya.

2. Merah

Untuk lembaran merah akan digunakan sebagai bagian dari dokumen arsip bagi pihak penerima barang.

Bisa juga dipakai sebagai acuan dalam pemesanan barang kembali.

3. Kuning

Nah, kalau lembar kuning umumnya akan dipakai sebagai arsip bagi pihak pencetak surat delivery order.

Fungsi Surat Jalan

• Bagi para pemilik usaha atau bisnis online, surat jalan dapat dijadikan sebagai bukti atau legalitas yang mengikat.
• Bagi pihak ekspedisi, surat ini akan memberikan sejumlah keterangan yang berisi informasi barang secara terperinci dan akan disampaikan pada pihak terkait
• Dalam ekspor impor surat jalan sangat wajib dibawa agar proses pengiriman barang berjalan lancar dan terbebas dari beragam masalah di jalan (misalnya ada pemeriksaan muatan dari petugas kepolisian)
• Sebagai bukti klaim asuransi apabila barang yang dikirim ternyata rusak atau sudah berubah bentuk ketika sampai di pihak penerima
• Menjadi dokumen penting saat pengecekan dan pemeriksaan barang demi menjalankan prosedur birokrasi terkait
• Akan diarsipkan sebagai bukti laporan keuangan perusahaan
• Cara menulis alamat paket

Warna Surat Jalan

Surat jalan baik di dalam maupun luar negeri memiliki warna yang berbeda.

Namun di Indonesia, surat ini dibagi ke dalam 3 sampai 5 rangkap sesuai kepentingan.

Dalam rangkap tersebut, kamu bisa menjumpai warna-warna yang berbeda.

1. Putih

Surat jalan yang berwarna putih digunakan sebagai media atau bukti yang menegaskan bahwa barang yang diantar oleh tim ekspedisi sudah disampaikan pada pihak penerima.

Setelah itu, surat ini akan dimanfaatkan sebagai berkas penagihan dari pengirim ke penerima pada akhir bulan atau saat waktu pelunasan tagihan sudah dekat.

2. Merah

Berbeda dari putih, lembaran yang berwarna merah ini akan diserahkan pada pihak penerima (pembeli).

Selanjutnya akan menjadi barang bukti bahwa orderan telah diselesaikan dan barang sudah diterima.

3. Kuning atau Hijau

Pada surat jalan sendiri, lembaran hijau atau kuning akan dijadikan catatan laporan transaksi.

Umumnya akan diberikan pada karyawan atau supervisor dalam perusahaan tersebut.

Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Setelah pengertian di atas, mungkin kamu akan bertanya-tanya, kalau begitu apa perbedaan di antara keduanya?

• Surat jalan harus dan wajib dibawa oleh pihak ekspedisi atau pihak pengirim barang dan bisa ditunjukkan pada petugas di jalan apabila terdapat pemeriksaan muatan pada kendaraan
• Delivery order biasanya tidak wajib dibawa oleh pihak pengirim
• Surat DO juga berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Masing-masing memiliki logo dan ciri khas sendiri
• Lembaran surat jalan hampir semua perusahaan sama, yakni ada lembaran putih dan merah
• Sementara dari segi posisi dan fungsi antara delivery order dan surat jalan sangat jauh berbeda. Bisa dilihat pada sub pembahasan di atas.

FAQ

Q: Apa isi surat DO barang?

A: Berbeda dari surat jalan, delivery order hanya berisi informasi mengenai persetujuan dan kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima pesanan.

Q: Kapan waktu dibuatnya surat delivery order?

A: Biasanya dibuat oleh tim atau karyawan gudang usai pesanan masuk dan menyiapkannya. Mulai dari mengambilkan barang dan mengemasinya.

Q: Apakah delivery order dan surat jalan itu sama?

A: Keduanya berbeda. Mulai dari fungsi lembaran dokumen atau berkasnya sampai tujuan surat tersebut dibawa.

Kesimpulan

Dari pengertian dan definisi di atas bisa kita simpulkan kalau delivery order adalah surat mengikat yang tidak harus dibawa oleh pihak pengirim.

Antara delivery order dan surat jalan juga bersifat sama. Yakni sama-sama penting dan memiliki perannya masing-masing.

Nah, kalau kamu suka dengan artikel ini, jangan lupa pencet tombol share dan pastikan follow akun kami di @pintarjualan.id ya.

Terima kasih banyak ❤.