Cara Ekspor Barang ke Luar Negeri untuk Eksportir Pemula [Lengkap]

Cara ekspor barang ke luar negeri mungkin terdengar cukup rumit bagi sebagian orang. Apalagi, bagi pemilik bisnis yang baru ingin mulai mengembangkan usahanya ke kancah internasional.

Namun jika dipelajari lebih jauh, tata cara dan prosedur untuk kirim barang ke negara lain ternyata bisa dilakukan oleh pemula, kok. Untuk itu, kami sudah merangkum beberapa poin penting, seputar:

• Apa saja yang perlu disiapkan (syarat-syarat menjadi eksportir),
• Prosedur yang perlu dilewati untuk bisa ekspor barang,
• Tips memilih penyedia jasa ekspor barang di Indonesia.

Namun sebelum itu, ketuk Bookmark (⭐) untuk menyimpan postingan ini. Jika sudah, mari kita mulai dari yang paling simpel: mengenal syarat untuk menjadi eksportir pemula.

 

Syarat Menjadi Eksportir ke Luar Negeri

Sebelum mengirim barang ke luar negeri dalam jumlah besar, ada tahapan dan persyaratan yang cukup banyak. Salah satunya ialah, persyaratan dokumen legalitas usaha.

Dikutip dari Indonesia.go.id, ada beberapa syarat dokumen legalitas usaha yang wajib dipenuhi sebelum menjadi eksportir. Di antaranya:

• Memiliki salah satu usaha yang telah berbadan hukum seperti:
  • PT (Perseroan Terbatas)
  • CV (Commanditaire Vennotschap)
  • Koperasi
  • Perjan (Perusahaan Jawatan)
  • Perum (Perusahaan Umum)
  • Persero (Perusahaan Perseroan)
  • Firma
• Memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) dari Kantor Pelayanan Pajak
• Memiliki salah satu izin usaha resmi di bawah ini:
  • SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) dari Dinas Perdagangan Kabupaten/Kota
  • SII (Surat Izin Industri) dari Dinas Perindustrian Kabupaten/Kota
  • PMDN (Penanaman Modal Dalam Negeri) dari Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten/Kota
  • PMA (Penanaman Modal Asing) Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten/Kota
• Memiliki TDP (Tanda Daftar Perusahaan) dari Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten/Kota
• Memiliki NIK (Nomor Induk Kepabeanan) dari Ditjen Bea Cukai

Hampir seluruh surat izin dan dokumen di atas, bisa didapatkan melalui pendaftaran online. Namun, apabila ingin lebih pasti dan cepat, kamu dapat langsung mendatangi kantor dinas terkait.

Khusus untuk NIK (Nomor Induk Kepabeanan), jika tidak ada, tetap dapat ekspor barang dengan meminjam NIK dari perusahaan lain. Biasanya pihak jasa ekspor menyediakan dokumen ini.

Karena menggunakan dokumen dari perusahaan lain, maka pihak yang akan berhubungan langsung dengan Ditjen Bea Cukai ialah perusahaan yang namanya tercantum pada dokumen NIK tersebut; alias penyedia jasa ekspornya.

Baca juga:
Bedanya Pengiriman Sameday & Instant Courier (Beserta Contoh Kurirnya)

(Prosedur) Cara Ekspor Barang ke Luar Negeri

[su_note]Prosedur ini merupakan saduran dari berbagai sumber dan kami jabarkan dengan bahasa yang sederhana. Apabila terdapat kekeliruan, mohon sampaikan kepada kami agar bisa diperbaiki.[/su_note]

Jika dijabarkan ke dalam sebuah ilustrasi, proses ekspor barang ke luar negeri terlihat cukup kompleks. Seperti yang tertera pada gambar di bawah ini (diambil dari situs web Kemendag):

Nah, untuk memahami flowchart di atas secara lebih simpel, berikut kami jabarkan satu per satu langkahnya, di bawah ini.

1. Persiapan Barang yang Akan Diekspor

Langkah pertama, persiapan barang yang akan dikirim sesuai dengan permintaan importir.

Apa saja?

• Jumlah pesanan
• Harga barang
• Kualitas mutu
• Cara pengangkutan
• Cara pengemasan
• Pembayaran asuransi

Biasanya, proses ini memakan waktu yang lumayan lama. Karena sebagai eksportir, kita harus menyesuaikan segala jenis permintaan dari importir.

Belum lagi, eksportir juga sebaiknya memperhatikan: apakah barang yang dikirim tidak dilarang di negara tujuan atau tidak. Bagian ini bisa diketahui lewat dokumen purchase order.

Jadi, setidaknya ada beragam dokumen yang perlu disiapkan saat proses ekspor:

• Legalitas usaha (di awal sudah dijelaskan),
• PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang),
• Daftar pengemasan (packing list),
• Tagihan (invoice),
• Purchase order.

Untuk lebih jelasnya, tahap pemenuhan dokumen bisa kamu baca pada langkah kedua berikut ini.

2. Persiapan Dokumen Kesepakatan

Dokumen kesepakatan artinya, dokumen yang menunjukkan kontrak antara eksportir dan importir mengenai barang yang akan dikirim, termasuk beberapa detail di dalamnya.

Dalam dokumen kesepakatan, ada beberapa kategori yang perlu dipenuhi. Di antaranya:

[su_list icon=”icon: check” icon_color=”#00d80e” indent=”20″]

• Promosi. Berisikan materi promosi lewat iklan dari barang yang akan dikirim. Mulai dari iklan digital (sosial media, mesin pencari, situs web), televisi, koran, majalah. Bisa juga melalui kerja sama dengan kegiatan promosi ekspor seperti Ditjen PEN.
• Inquiry. Berupa permintaan dari importir ke eksportir. Rinciannya mengenai deskripsi barang, harga, kualitas barang, dan waktu pengiriman barang.
• Offer sheet. Permintaan dari importir ditanggai oleh eksportir melalui penawaran. Penawaran ini menjawab permintaan sekaligus menambahkan rincian pembayaran dan sampel barang.
• Order sheet. Disebut juga purchase order. Setelah penawaran dari eksportir disetujui oleh importir, maka dibuatlah surat pesanan. Surat ini dibuat oleh importir untuk dikirim ke eksportir.
• Sale’s contract. Setelah menerima surat pesanan, eksportir kemudian menerbitkan surat kontrak yang berisikan seluruh informasi barang beserta inspection clause & force majeur clause.
• Sale’s confirmation. Setelah surat kontrak diterima oleh importir, maka importir akan mempelajarinya dan apabila setuju, surat kontrak tersebut ditandatangani dan dikembalikan kepada eksportir.

[/su_list]

Nah, setelah semua dokumen tadi sudah siap, barulah bisa dibuat letter of credit sebagai jaminan dari bank penerbit kepada eksportir sesuai dengan permintaan dari importir.

Baca juga:
8 Jasa Kurir Sehari Sampai untuk Kirim Barang dan Makanan [Cepat dan Hemat]

3. Proses Ekspor Berlangsung

Setelah terjadi kesepakatan antara pihak eksportir dan importir, proses berikutnya adalah ekspor barang itu sendiri. Proses ini dinamakan sebagai L/C opening process.

Seperti yang sudah dijelaskan, dalam tahap ini, eksportir akan menerima surat jaminan dari bank penerbit dari negara. Surat jaminan ini dibuka oleh importir, untuk kemudian dibayarkan kepada eksportir.

Mengenai bank penerbit, ialah bank yang berada di negara eksportir. Bertugas untuk memeriksa apakah letter of credit yang dibuka oleh importir sudah valid atau belum, barulah barang tersebut bisa dikirim.

4. Pemuatan Barang di Kapal

Apabila letter of credit sudah diterbitkan dan diterima oleh eksportir, maka barang sudah dapat dimuat di pelabuhan. Proses ini diikuti dengan pemesanan jadwal pengapalan oleh eksportir; sesuai dengan sale’s contract yang sudah dibuat.

Barang yang sudah disiapkan kemudian dikirim ke kantor Bea Cukai untuk diperiksa. Dalam tahap ini, eksportir juga harus membayar pajak sesuai dengan rincian barang yang dikirim.

Jika proses pemeriksaan sudah selesai, maka perusahaan pemuatan barang bisa langsung membawanya ke pelabuhan; disertai penerbitan surat pengapalan.

Surat pengapalan ini diberikan kepada eksportir, lalu diajukan kepada bank penerbit untuk dikirim ke pihak importir. Surat inilah yang akan digunakan oleh importir untuk mengambil barang di negara mereka.

5. Pengambilan Uang dari Importir

Langkah terakhir dalam proses ekspor barang, ialah pengambilan uang yang sudah dikirim oleh importir.

Uang ini dapat diambil di bank penerbit dengan menyertakan dokumen surat pengapalan. Sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah dikirim ke negara tujuan (tempat di mana importir memesan barang).

Sampai di sini, proses pengiriman barang ke luar negeri sudah selesai. Memang sih, cukup rumit dan panjang. Tetapi begitulah proses yang harus dilalui.

Baca juga:
Daftar Fitur & Layanan SiCepat Ekspres (SIUNTUNG, BEST, GOKIL, HALU, COD)

Tips Memilih Penyedia Jasa Ekspor Barang

Kalau kamu merasa keberatan dengan proses di atas dan lebih memilih menyerahkan kepada pihak ketiga; maka jasa ekspor barang bisa menjadi pilihannya.

Dengan konsekuensi, kamu akan membayar lebih mahal dibanding ketika mengurus segala kebutuhan ekspor sendiri. Tapi jika fine-fine saja, maka silakan dicoba.

Berikut tips memilihnya..

[su_list icon=”icon: check” icon_color=”#00d80e” indent=”20″]

• Kelengkapan dokumen. Seperti yang sudah dijelaskan, dokumen yang diperlukan untuk ekspor barang cukuplah banyak. Karenanya, sebaiknya tanyakan dulu kapasitas mereka untuk menyiapkan seluruh dokumen ini.
• Standar ongkir jelas. Ada banyak biaya yang perlu dikeluarkan, mulai dari bea cukai, PPN, fumigasi, permit, hingga fuel surcharge. Pertimbangkan apakah kamu berkenan mengambil ongkos yang ditawarkan.
• Pilihan paket beragam. Cari tau apakah ada paket-paket yang bisa dipilih. Mulai dari pertimbangan biaya, kecepatan pengiriman, dan detail-detail lainnya sesuai dengan kebutuhan kamu.
• Estimasi pengiriman. Tanyakan apakah ada estimasi pengiriman dari paket-paket yang ditawarkan. Berapa hari bisa sampai ke negara tujuan, baik dalam jumlah beasr maupun kecil.
• Jaminan keamanan. Bisa disebut juga dengan asuransi pengiriman. Apakah ada? Lalu, bagaimana cara klaimnya jika terjadi kerusakan atau barang hilang ketika sampai di negara tujuan.
• Fasilitas tracking. Jika memungkinkan, pilih jasa ekspor yang menawarkan fasilitas pelacakan barang. Kamu bisa informasikan kepada importir untuk melacak lewat kode resi.

[/su_list]

Rangkuman

[su_note]

• Ekspor barang ke luar negeri membutuhkan syarat formal: (1) Usaha berbadan hukum, (2) Memiliki NPWP, (3) Memiliki izin usaha, (4) Memiliki NIK dan TDP.
• Proses ekspor barang dimulai dari: (1) Persiapan barang, (2) Persiapan dokumen kesepakatan, (3) Penerbitan surat kredit, (4) Proses pemuatan di kapal, (5) Pengambilan uang dari bank devisa.
• Apabila tidak ingin repot untuk mengurus seluruh berkas ekspor, maka disarankan untuk mengambil jasa ekspor. Dengan catatan, biaya yang dikeluarkan relatif lebih mahal.

[/su_note]

Bagaimana, sampai di sini cukup paham, ya?

Proses ekspor barang ternyata tidak sesimpel yang dibayangkan. Walaupun tetap bisa, namun memerlukan waktu yang cukup lama. Terlebih dokumen-dokumen yang disiapkan juga tidak sedikit.

Karena itulah, butuh kesiapan yang matang dari para eksportir. Mudah-mudahan proses ini bisa dipermudah agar makin banyak UMKM di negara kita yang mendunia.

Baiklah, mungkin sampai di sini dulu. Apabila kamu suka konten ini, jangan lupa untuk Follow IG kami di @PintarJualan.id. Karena di situ juga ada banyak diskusi menarik seputar cara pintar jualan online.

Akhir kata, terima kasih sudah membaca ?