Taking Order dan Proses, Pengertian, Tips, Serta Manfaatnya

Taking order adalah menerima lalu mencatat setiap pesanan tamu yang masuk, kemudian meneruskannya ke bagian dapur.

Atau bisa juga diserahkan ke bagian kitchen staf, pastry, dan bar.

Kedengarannya masih satu lingkup dengan sales order, tetapi topik ini cukup berbeda jauh dari bayangan banyak orang.

Bahkan mungkin taking order hanya dijumpai pada tempat tertentu seperti restoran, mini bar, cafe, dan lainnya.

Nah, bagi kamu yang gemar makan di luar atau menggunakan jasa-jasa dari beberapa tempat service, tentunya sering dong berjumpa para order taker?

Pengertian dan Proses Taking Order

Secara luas pengertian taking order adalah menerima, mencatat, dan mengkonfirmasi seluruh pesanan dari para tamu yang masuk kemudian diteruskan ke bagian terkait.

Jadi, para tamu yang ingin memesan bisa langsung menuju ruangan atau tempat pelayanan (room service) yang telah ditentukan oleh pihak restoran.

Selanjutnya pesanan tersebut akan diterima, ditulis atau diinput, dikonfirmasi kembali oleh pengambil pesanan yang biasa dikenal dengan nama order taker.

Setelah itu, order taker akan meneruskannya ke kitchen staff/kitchen bar, bilik pelayanan dapur, atau ruang pelayanan khusus pesanan masuk.

Pihak pembeli pun dipersilakan membayar terlebih dahulu serta menunggu sampai pesanananya selesai dan diantar oleh pelayan bagian meja.

Namun sistem pembayaran bisa saja terjadi di akhir atau setelah konsumen mendapatkan pesanannya.

Tergantung kebijakan dan aturan perusahaan masing-masing.

Tugas Seorang Order Taker

Walaupun tugas dan pekerjaan seorang order taker terlihat mudah, tetapi siapa sangka ternyata ada beberapa persyaratan atau kualifikasi yang mesti dipenuhi lho!

Mereka direkrut oleh perusahaan dengan syarat:

• Ramah, jujur, dan memiliki kecepatan dalam mengetik atau menulis
• Memiliki basic dan pengetahuan tentang food and beverage
• Punya attitude yang baik dan ceria serta bisa bekerja secara tim
• Dapat berbahasa inggris untuk berjaga-jaga jika tamu adalah seorang WNA
• Paling tidak menguasai teknik marketing atau menjual produk-produk perusahaan lewat penawaran langsung pada pelanggan
• Dapat menyelesaikan masalah atau problem solving yang baik
• Cepat tanggap serta responsif pada tamu maupun customer
• Punya memori atau ingatan yang bagus

Manfaat dan Tujuan Taking Order

Dari Sisi Perusahaan

• Sebagai bentuk pelayanan pada pembeli
• Meningkatkan omset dan pendapatan perusahaan
• Guna memberitahu seluruh daftar menu yang perusahaan miliki mulai dari paling recommended sampai yang sedang diskon (apabila ada)
• Mempromosikan menu-menu baru lewat penawaran ketika orderan masuk
• Menjadi media improvement bagi perusahaan lewat kritik, masukan, dan saran dari pembeli sehingga produk serta pelayanannya lebih baik

Dari sisi Pembeli

• Menanyakan pesanan
• Memberikan komplain dan masukan pada perusahaan
• Belajar antre dengan tertib

Tips Melakukan Taking Order

Bagi para pekerja di perusahaan sebagai order taker tentunya ada beberapa hal yang wajib diperhatikan sebelum menjalankan sesi taking order

Nah, bagaimana caranya?

1. Menunggu tamu yang datang sampai mereka duduk terlebih dahulu. Usahakan jangan menawarkan atau menanyakan menu yang mereka pesan ketika masih dalam keadaan berdiri.
2. Usahakan badan tegap dan kaki juga dalam posisi sempurna (tidak menekuk, terlalu berjarak, dan lainnya)
3. Berdiri minimal satu langkah dari tamu yang duduk
4. Cobalah bertanya pada tamu mengenai pesanan yang mereka inginkan. Usahakan tetap ramah, sambil tersenyum, dan suara tidak keras, serta sopan.
5. Catat dan dengar baik-baik secara saksama yang mereka katakan. Tanyakan hal-hal khusus yang sekiranya perlu tamu ketahui. Contoh saja: jika ada yang memesan vanilla latte, tanyakan panas atau dingin.
6. Setelah semua dicatat pada bill order atau lembar pesanan konsumen, konfimasi kembali apakah sudah sesuai atau belum. Tanyakan juga pada mereka apakah ingin menambah item atau tidak.
7. Ucapkan kalimat tolong dan permohonan pada mereka untuk menunggu sebentar sampai pesanan sampai dan ucapan terima kasih karena mereka telah berkenan memesan di restoran serta menunggu
8. Saat hendak menyajikannya pada tamu, biasakan agar makanan dan minuman tidak terlalu dekat.
   Hal ini bertujuan untuk menghindari adanya cipratan atau percikan air dari minuman jatuh pada makanan saat berjalan membawa nampan.
   Saat menyajikan makanan dan minuman, coba tanyakan kembali barangkali mereka membutuhkan sesuatu seperti peralatan makan tambahan atau item lainnya.

Waktu Paling Tepat untuk Taking Order

Kapan waktu yang tepat untuk taking order dari para tamu atau pembeli?

1. Setelah tamu sudah duduk di meja pilihan mereka masing-masing.
2. Sebelum pramusaji bersiap-siap menyiapkan peralatan fine dining
3. Tawarkan setelah pelayan atau pramusaji menjelaskan daftar menu yang dimiliki perusahaan
4. Saat tamu dan pembeli telah selesai membaca menu makanan dan minuman yang tertera pada buku menu
5. Setelah pramusaji menuangkan air minum sebagai tahap pelayanan pertama

Perbedaan Sales TO Vs Kanvasing & Salesman

Untuk mengembangkan suatu bisnis masa kini yang menggunakan sistem marketing modern, setiap perusahaan harus memberikan jobdesk yang sesuai dengan jenis pekerjaan karyawna tersebut.

Sebab, rupanya di lapangan sekalipun antara sales taking order, sales kanvas, dan salesman motoris memiliki peran yang berbeda.

1. Sales Taking Order hanya bekerja untuk mencatat dan menerima pesanan kemudian teruskan pada bagian berwenang berikutnya di perusahaan.
   Sedangkan sales kanvas dan salesman motoris harus mengenalkan dan mempromosikan produk baru milik perusahaan
2. Sales TO bisa saja menggunakan motor maupun mobil tergantung pesanan.
   Sementara kanvasing umumnya menggunakan motor untuk perusahaan kecil dan mobil pada perusahaan besar.
   Nah, sedangkan sales motoris rata-rata dibekali kendaraan roda dua oleh perusahaan.
3. Marketing kanvas atau kanvasing fokus pada penawaran harga yang diminta oleh perusahaan.
   Sementara sales TO lebih fokus pada pelayanan yang cepat dan tepat.
4. Sales TO tidak perlu atau tak wajib membawa produk perusahaan pada customer.
   Berbeda dengan kanvasing yang ke mana-mana harus membawa brosur atau jenis produk yang hendak ditargetkan pada calon pembeli. Begitu pula dengan sales motoris.

FAQ

Q: Apa tujuan taking order bagi perusahaan?

A: Taking order bertujuan untuk memaksimalkan pelayanan, menaikkan omset dan keuntungan, serta mempromosikan produk baru lainnya pada pelanggan maupun pembeli.

Q: Berapa gaji seorang order taker?

A: Gaji pengambil pesanan atau sales TO mulai dari Rp2.500.000,00 sampai Rp3.200.000,00. Gaji karyawan umum tersebut belum termasuk tip dan bonus yang mereka terima.

Q: Apa perbedaan order taker dengan waitress?

A: Seorang order taker fokus pada pencatatan pemesanan dan menyerahkannya pada bagian terkait, sedangkan waitress menjelaskan dan mempresentasikan menu-menu pada customer.

Q: Siapa yang berhak melaksanakan taking order?

A: Beberapa tempat umumnya mengandalkan kapten tim, asisten head waitress, kepala pelayan, bartender, dan lainnya. Sementara di hotel, biasanya dilakukan oleh asisten manajer atau manajer itu sendiri.

Q: Bagaimana bila kafe atau restoran tidak ada bagian taking order-nya?

A: Maka bisa langsung memesan melalui waitress atau ikuti peraturan yang ditawarkan oleh tempat tersebut.

Penutup

Jadi garis besarnya, taking order adalah kegiatan atau aktivitas yang berhubungan erat dengan pemesanan dan bagian terkait lainnya.

Singkatnya order taker adalah penengah antara bagian lain di dalam perusahaan dengan konsumen/pembeli/pelanggan secara langsung.

Jika kamu tertarik untuk mengikuti aktivitas dan update terbaru dari kami, silakan follow @pintarjualan.id dan bagikan konten-kontennya ya! ❤