Sales order adalah sebuah dokumen atau lembaran penting berisi penawaran produk atau barang yang dibuat oleh penjual.
Lebih tepatnya dokumen ini berbanding terbalik dengan dokumen purchase order yang diterbitkan oleh pembeli.
Makanya masyarakat sering sulit membedakan keduanya.
Padahal bagi mereka yang ingin mengembangkan usaha UMKM, memahami pengertian dan manfaat sales order sangat penting.
Apalagi ini menyangkut stok produk dan brand perusahaan dalam menjual produk-produknya.
Oleh karena itu, agar tidak salah akan SO ini, perhatikan dan kenali dulu yuk informasi lengkapnya!
Pengertian SO (Sales Order)
SO atau Sales Order adalah sebuah lembaran atau dokumen bersifat sah dan legal yang ditulis oleh penjual guna mengkonfirmasi pesanan pembeli.
Jika pembeli dan penjual telah setuju dan sepakat dengan penawaran barang atau jasa terkait, maka dokumen ini bisa digunakan sebagai dasar untuk menerbitkan sales invoice.
Singkatnya, catatan SO dibuat agar memudahkan para penjual yang ingin melacak proses atau alur penjualan yang sedang berlangsung.
Nah, umumnya penjual akan memberikannya pada pembeli ketika pihak penjual sudah menerima pelunasan atas barang tersebut.
Namun, ada pula yang lebih dulu merilis dokumennya meskipun metode transaksi dilakukan secara kredit.
Contoh mudahnya:
“Vina berbelanja bahan baku untuk membuat lukisan di toko alat tulis. Ia memerlukan pallet, kuas, cat air, dan sebagainya. Vina pun lalu memilih dan membuat keputusan untuk membeli bahan merek A. Kemudian, Vina mengajukan daftar pesanan pada pemilik toko tersebut dengan menyerahkan formulir khusus pesanan dan disetujui oleh pihak penjual.â€
Dari contoh di atas, kira-kira, apa isi komponen dari formulir tersebut ya?
Format dan Komponen Sales Order
Beberapa komponan dalam dokumen SO hampir sama banyaknya dengan lembaran delivery order yang juga memuat beberapa poin utama.
Elemen atau komponen tersebut disebut wajib dan harus ada dalam tiap dokumen yang diterbitkan.
- Nama dan nomor telepon perusahaan atau toko
- Nama dan nomor HP pembeli atau customer
- Nama barang atau produk yang dipesan
- Kuantitas atau jumlah pesanan dari tiap-tiap produk yang dipilih
- Harga satuan per item dan total sekaligus potongan (diskon) jika memang ada juga pajak
- Nomor purchase order
- Waktu pengiriman barang ke pembeli
- Waktu dan jadawal akan pelunasan atau pembayaran tagihan sesuai kesepakatan
- Syarat lain (sesuai ketentuan kedua belah pihak)
- Tanda tangan pihak penanggung jawab dari pihak-pihak yang terkait
Jika sudah ditulis, maka pihak penjual akan memproses dan memastikan pesanan sesuai dengan request pembeli.
Manfaat dan Fungsi (SO) Sales Order
Pertanyaan yang sering muncul ke permukaan yakni apa sih manfaat dan fungsi sales order?
Terutama bagi pihak penjual dan pembeli yang membentuk kesepakatan bersama dalam proses jual-beli barang tersebut.
1. Melacak Persediaan Barang
Melacak persediaan barang atau tracking inventory sangat diperlukan bagi perusahaan yang bergerak di bidang retail.
Bayangkan saja, bagaimana jika setiap barang yang keluar tidak disertai pencatatan dan skema atau modul penjualan yang sesuai?
Tentunya perusahaan akan sulit melacak ke mana saja barang tersebut menghilang.
Selain itu, fungsi utama dari sales order ini yaitu supaya tidak terjadi double order atau pemesanan yang sama dua kali dalam satu waktu.
Juga agar perusahaan mampu mengoptimalkan persediaan barang di hari mendatang usai sebagian telah keluar dan dikirim pada pembeli.
Jika stok barang di toko atau perusahaan aman, maka pembeli lain juga tidak akan kecewa dan hubungan keduanya pun tetap bisa terjalin secara harmonis.
Terutama mereka yang membuka online shop di marketplace.
2. Menghindari Kerugian
Masih berhubungan erat dengan poin pertama.
Ketika barang atau stok di gudang tak terkontrol ditambah lagi tidak ada dokumen sales order, maka bagian keuangan pun akan menuai imbasnya.
Mereka akan kerepotan dalam mengolah data rinci terkait barang dan pendapatan yang masuk akibat ketidakseimbangan pada neraca dan arus kas.
Walhasil, penelusuran tersebut akan memakan waktu yang lama dan kinerja beberapa bagian divisi dalam perusahaan menjadi tidak efisien.
Dampaknya, perusahaan akan mengalami kerugian dari berbagai sisi.
Waktu yang seharusnya dapat dialokasikan untuk memaksimalkan target lain harus digunakan untuk melacak persediaan stok tersebut.
Inilah pentingnya keberadaan catatan sales order.
3. Meningkatkan Akurasi Data
Perusahaan yang membuat rincian pencatatan sales order dengan tepat, teliti, dan efisien berarti mampu memaksimalkan akurasi data.
Makin jelas dan runtut data tersebut disusun, maka penghitungan dan kalkulasi dari segi barang maupun omset juga makin mudah.
Jika data yang diberikan akurat, maka human error atau kesalahan-kesalahan minor maupun mayor dapat dicegah sedini mungkin.
Baca Juga
Syukur-syukur dapat menjadi contoh bagi perusahaan lain, nih!
4. Sebagai Arsip Penting
Bila ditanya siapa yang paling memerlukan catatan sales order, maka bagian accounting lah jawabannya.
Sebab, seluruh quotation atau catatan pembelian yang diajukan, faktur, lembaran purchase order, dan sales order harus dicocokkan satu sama lain sesuai dengan nomor pesanan yang tersedia.
Nantinya, divisi piutanglah yang akan melacak, memeriksa, dan mengeceknya kembali untuk memastikan bahwa semua data sudah terinput dengan benar.
Jika ternyata telah sesuai, maka nantinya dokumen tersebut akan diarsipkan sebagai bukti bahwa seluruh data telah lolos pemeriksaan.
5. Menaikkan Repeat Order dan Layanan Pelanggan
Percaya atau tidak, pengelolaan barang dan jasa yang baik dalam setiap perusahaan mampu meningkatkan repeat order secara berkala.
Hal ini berkaitan erat dengan tingkat pelayanan dan promosi pada pelanggan tetap perusahaan.
Sebagai dokumen penawaran yang akan diberikan pada pembeli, maka perusahaan secara tidak langsung dapat mempromosikan produk-produk baru lainnya bukan?
Nah, biasanya incaran pertama mereka adalah pelanggan yang sudah lama menggunakan produk-produk lamanya.
Jika ternyata bagus dan dianggap berkualitas serta memenuhi ekspektasi, bukan tidak mungkin akan terjadi repeat order.
6. Mempermudah Akses
Bagi perusahaan yang telah menggunakan dokumentasi sales order dengan sistem komputerisasi, tentunya hal ini akan memudahkan kinerja internal ke depan.
Karena dengan sistem cloud atau input otomatis, maka data-data tersebut bisa diakses kapan saja, bahkan melalui perangkat smartphone sekali pun.
Akses yang mudah bagi karyawan di perusahaan akan membuat kerja mereka lebih ringan dan produktif.
Apalagi jika perusahaan menggunakan aplikasi atau software khusus yang dibuat sendiri oleh teknisi IT mereka.
7. Memperluas Informasi dan Mengurangi Tekanan
Ada saat-saat tertentu yang menggambarkan sibuknya aktivitas perusahaan atau yang dikenal dengan nama peak season.
Seperti misalnya akhir tahun, terjadinya lonjakan penjualan, dan lain-lain.
Ketika orang-orang yang bekerja dalam perusahaan sedang hectic atau sibuk menghadapi tekanan-tekanan yang terjadi pada masa tersebut, mereka pasti akan merasa kelelahan.
Nah, dengan adanya digitalisasi dokumen sales order, diharapkan tekanan tersebut mampu diminimalisir.
Selain itu, ketika media atau skema yang dilakukan menggunakan alat canggih, maka informasi yang dibutuhkan juga akan kian cepat.
Sehingga membantu perusahaan dalam membuat sebuah keputusan, entah jangka pendek atau panjang.
Perbedaan Sales Order dengan Purchase Order
Walaupun agak mirip, rupanya sales order dan purchase order sangat berbeda lho ya!
Jangan sampai salah membedakan atau mengenali keduanya.
- Sales order (pesanan penjualan) diterbitkan oleh penjual, sehingga hanya pihak penjual yang berhak membuatnya setelah terjadi kesepakatan transaksi jual-beli barang dengan pembeli
- Purchase order (pesanan pembelian) dibuat dan diterbitkan oleh pihak pembeli yang ingin memesan barang atau produk pada pihak penjual
- Sales order akan digunakan oleh pihak penjual sebagai barang bukti serta pemeriksaan pengadaan barang
- Sedangkan purchase order menjadi dokumen penting yang akan digunakan oleh pembeli dalam melacak kesesuaian pesanannya
FAQ
Q: Siapa yang berhak membuat sales order?
A: Catatan sales order dibuat dan ditulis oleh pihak penjual atas penawaran barang dan diserahkan pada pembeli usai melunasi pembayarannya. Dokumen ini berisi jenis atau nama produk, harga satuan dan total keseluruhan, nama pembeli & penjual, serta lain-lain.
Q: Apa fungsi utama sales order?
A: Lembaran atau catatan sales order berfungsi untuk melacak pengadaan barang baik yang telah dipesan oleh pembeli maupun di gudang perusahaan.
Q: Apa perbedaan sales order dengan purchase order?
A: Sales (penjualan) order dibuat oleh penjual, sedangkan purchase order ditulis dan dirilis oleh pembeli.
Q: Berapa gaji staff purchasing dan karyawan sales order?
A: Besaran tergantung UMR lokasi perusahaan masing-masing. Mulai dari Rp2.100.000-Rp3.500.000,00
Kesimpulan
Dari materi di atas bisa disimpulkan bahwa sales order adalah dokumen atau catatan yang ditulis, dibuat, dan dirilis secara sadar oleh pihak penjual atas penawaran barang pada pembeli.
Statusnya berkebalikan dengan purchase order yang dibuat dari sisi pembeli.
Nah, jika kamu masih belum memahami beberapa poin atau sub pembahasan di atas, silakan tinggalkan kolom komentar di bawah ini ya!
Jangan lupa bagikan atau share artikel ini dan follow akun official kami di @pintarjualan.id.
Terima kasih â¤.
