Mengelola fasilitas bimbingan belajar (bimbel) merupakan salah satu hal terpenting dalam mengembangkan kualitas dan kepercayaan terhadap lembaga bimbel kamu.
Apalagi dalam pengelolaannya, kini dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak dan aplikasi mobile yang dinilai lebih canggih dan efisien.
Namun perlu diketahui bahwa memelihara fasilitas bimbel tidaklah mudah, karena banyak tantangannya seperti: mengatur kehadiran siswa, komunikasi terhadap orang tua/wali, pelaporan perkembangan belajar siswa dan banyak lagi. Hal-hal tersebut merupakan tanggung jawab esensial yang harus dilaksanakan.
Nah, dalam artikel kali ini, kami akan membahas secara rinci tentang pentingnya manajemen bimbel dan bagaimana software seperti AOneSchools yakni sebuah Platform Edukasi Manajemen Sekolah, Bimbel dan Kursus, dapat membantu manajer atau pengelola bimbel dalam mengatur absensi secara efektif!
1. Tantangan dalam Proses Manajemen Bimbel
Sebagai pengelola bimbel, pastinya kamu akan menemukan berbagai tantangan di tengah manajemen bimbel, sehingga harus menggunakan berbagai sarana/alat/media untuk memastikan semua berjalan dengan baik.
Terlebih lagi tantangan yang berkaitan dengan pelaporan absensi siswa, pelaporan kemajuan siswa, komunikasi dengan orang tua/wali hingga penjadwalan kelas/pengajar, dan banyak lagi. Hal-hal tersebut termasuk standar yang perlu diperhatikan untuk bertahan dalam industri pendidikan yang kompetitif.
Sebab, sekarang sudah ada beberapa bimbel yang menggunakan aplikasi absensi online untuk pelaporan siswa mereka.
Maka dari itu, dibutuhkan berbagai sarana dan perangkat yang dapat mengatasi tantangan-tantangan tersebut. Misalnya saja dari yang semula mencatat laporan secara manual di buku atau kertas, kini mulai beralih ke pencatatan otomatis menggunakan aplikasi smartphone dan perangkat lunak pada komputer/laptop.
Masalahnya adalah jika terlalu banyak menggunakan sarana berbeda, maka dapat menyebabkan masalah-masalah baru, seperti:
1.1. Data Siswa yang Tidak Tersusun secara Sistematis Menyebabkan Banyak Waktu Terbuang
Tanpa disadari, banyak waktu yang terbuang ketika menggunakan sarana dan perangkat berbeda. Sebagai contoh, data siswa dan perkembangannya merupakan tanggung jawab yang benar-benar harus dijaga kerahasiaannya.
Namun, ketika kamu mencatat data tersebut ke sebuah kertas atau buku menggunakan pulpen serta metode penyimpanan dokumen dilakukan secara sembarangan, maka risiko dokumen penting tersebut hilang atau terselip hingga susah untuk ditemukan sangatlah tinggi. Lebih parah lagi jika data siswa tersebut berpindah tangan ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
Padahal seperti yang kamu ketahui bahwa menjaga kerahasiaan data siswa dapat menguatkan kepercayaan dan tingkat kepuasan para wali murid.
Jika hal ini tidak diterapkan dengan baik dalam dunia yang serba kompetitif, maka usaha bimbel kamu akan terancam dengan berpindahnya para siswa ke pihak kompetitor.
Jadi, pastikan lembaga bimbel yang kamu jalankan telah menggunakan perangkat teknologi yang baik dan memberikan jaminan keamanan yang tinggi ya.
1.2. Jadwal Kelas yang Kerap Menimbulkan Miskomunikasi antara Lembaga Bimbel dengan Siswa dan Orang Tua/Wali.
Banyak kasus di lapangan yang memperlihatkan adanya komunikasi yang kurang optimal antara lembaga bimbel dengan siswa dan orang tua/wali melalui aplikasi chat, sehingga menghasilkan miskomunikasi yang berdampak fatal.
Baca Juga
Padahal dengan berbedanya tingkat kesibukan setiap orang tua/wali dari siswa, komunikasi yang bersifat satu arah seperti pengumuman jadwal kelas via grup chat kerap menjadi kendala dan mudah terlupakan begitu saja.
Jadi, alangkah baiknya dengan majunya teknologi sekarang, pengumuman jadwal kelas dapat dilakukan melalui perangkat yang mudah diakses oleh semua pihak yang bersangkutan.
Misalnya saja menggunakan platform manajemen bimbel yang baik agar semua siswa dan orang tua/wali menerima seluruh pemberitahuan adanya perubahan jadwal kelas secara real time, sehingga tidak lagi harus memantau group chat.
1.3. Tantangan Lainnya yang Dapat Diatasi dengan Penggunaan Teknologi.
Selain tantangan operasional yang berkaitan langsung dengan siswa, banyak tantangan lainnya yang bersifat administratif. Contohnya pelaporan invoice pembayaran iuran bimbel yang repetitif (dilakukan secara kontinyu dan berulang).
Sebagai bimbel yang profesional, invoice pembayaran iuran baiknya ditagihkan kepada orang tua/wali dengan sistem yang terstruktur dan terjadwal dengan baik serta konsisten demi menjaga perputaran uang lembaga bimbel kamu.
Untuk menerapkan hal tersebut tentunya diperlukan penggunaan teknologi yang sifatnya otomasi t guna membantu tanggung jawab yang bersifat repetitif tersebut. Terlebih lagi pelaporan perkembangan siswa juga merupakan hal yang kerap diantisipasi oleh orang tua/wali.
Dengan metode pelaporan yang baik dan jelas, maka dapat membantu menjaga kepercayaan konsumen terhadap lembaga bimbel kamu. Selain itu, dengan komunikasi satu arah yang baik dapat mempermudah proses pelaporan perkembangan siswa tersebut.
Jadi, kamu tidak lagi menggunakan pulpen dan kertas yang kemudian diberikan kepada orang tua/wali. Juga tidak perlu lagi melakukan pelaporan perkembangan siswa menggunakan group chat atau email yang kerap terlupakan atau sulit diakses oleh mereka.
2. Penggunaan Teknologi dalam Mengatasi Kendala pada Manajemen Bimbel
Di era digitalisasi seperti sekarang, penting bagi pengelola bimbel untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi. Salah satunya adalah dengan beralih menggunakan berbagai perangkat lunak hingga aplikasi smartphone untuk membantu mengelola lembaga bimbel masing-masing.
Idealnya, daripada menggunakan banyak perangkat atau sarana yang pasti akan memakan banyak biaya, lebih baik memanfaatkan satu perangkat lunak dengan fitur lengkap untuk mengatasi seluruh kendala yang dihadapi dalam mengelola bimbel tersebut.
Nah, AOneSchools, yakni sebuah Platform Edukasi Manajemen Sekolah, Bimbel dan Kursus, memiliki segala fitur yang dibutuhkan dalam mengoptimalkan proses manajemen bimbel.
Sebut saja seperti fitur Penjadwalan Kelas, Pengumuman, Pelaporan Perkembangan Siswa, Penagihan Iuran, Manajemen Payroll Pengajar dan banyak lagi. Semua kebutuhan pengelolaan bimbel dalam satu perangkat lunak mempermudah pengguna dalam mengelola bimbelnya.
Ya bisa dikatakan AOneSchools adalah mitra bagi banyak lembaga edukasi dari sekolah, PAUD dan bimbel/kursus. Dalam situs resminya pun menawarkan sesi DEMO GRATIS mencoba perangkat lunak AOneSchools, sehingga pengguna dapat mengeksplor seluruh fitur yang tersedia.
Dengan AOneSchools, manfaatkan teknologi dan inovasi agar lembaga bimbel kamu dapat bersaing jadi yang terbaik di Indonesia!
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan melalui media sosial Pintarjualan di Instagram atau Tips Pintar Jualan on Facebook agar terus berkembang, sehingga mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya di Pintarjualan.id seputar bisnis dan peluang dari Anisa Juniardy. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.id
