12 Contoh Surat Penawaran Barang & Jasa (Singkat, Formal, dll)

Dalam dunia bisnis, sebagian besar perusahaan atau pengusaha kerap menggunakan surat penawaran barang untuk memperkenalkan sekaligus menawarkan suatu produk. Bisa dalam bentuk barang maupun jasa, agar usaha kedua belah pihak sama-sama berkembang dan terjalin kerja sama dalam jangka panjang.

Nah, surat penawaran umumnya dibuat dalam bahasa formal, singkat atau panjang, serta dalam bahasa Inggris sesuai kebutuhan. Namun bagaimana bentuk surat penawaran tersebut? Kamu yang memiliki bisnis bahan makanan dan minuman atau pun produk serta jasa lainnya bisa baca artikel ini sampai selesai.

1. Apa itu Surat Penawaran Barang dan Jasa?

Hasil penelitian (Arida, 2015) mengatakan bahwa penawaran adalah kegiatan yang dilakukan oleh produsen dalam memasarkan barang dan jasanya.

• Jadi surat penawaran barang dan jasa dapat dikatakan sebagai dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan/individu/kelompok untuk menawarkan produk atau pun layanan jasa kepada pembeli yang berasal dari beberapa kalangan, seperti perusahaan pengecer, bisnis UMKM, perusahaan produksi barang tertentu, perusahaan jasa atau pembeli akhir.

Surat penawaran barang atau jasa juga dikenal sebagai surat jual yang bertujuan untuk menawarkan produk maupun jasa atau bisa karena adanya permintaan langsung dari mitra usaha maupun calon pelanggan.

2. Tujuan dan Fungsi Surat Penawaran

Surat penawaran (Offering Letter) pada dasarnya dibuat dengan tujuan untuk memberikan informasi rinci mengenai produk atau jasa yang ditawarkan oleh pihak penyedia/penjual dengan pembeli/penerima.

Jadi, surat penawaran berstatus sebagai dokumen untuk menjalin kerja sama terkait pengadaan barang atau jasa antara penyedia, pemasok, pembuat, dengan penerima secara resmi. Dokumen ini pun bisa menjadi barang bukti adanya penawaran bahkan kerja sama di antara kedua belah pihak.

Lantas apa fungsi surat penawaran barang dan jasa bagi pihak penjual?

• Memperkenalkan peluncuran produk baru
• Sarana branding bagi perusahaan
• Memberikan informasi mengenai value produk dan jasa
• Menjalin kerja sama dan bermitra dengan perusahaan/individu yang akan berlangganan menjadi pembeli produk atau jasa
• Mendapatkan kepercayaan konsumen secara bertahap
• Menjadi indikator tingkat keberhasilan atas closing produk oleh perusahaan
• Menjadi alat diskusi bagi penjual dan penerima dalam menegosiasikan harga
• Melakukan ekspansi usaha
• Menjadi sumber inspirasi perusahaan untuk meluncurkan produk baru atau layanan di tahun berikutnya, yang kemungkinan dibutuhkan oleh masyarakat setelah berdiskusi dengan pembeli
• Sebagai bahan dokumentasi dan catatan internal bagi perusahaan, yang digunakan sebagaimana mestinya

Surat penawaran barang dan jasa ini dapat dibuat oleh siapa pun, sama halnya dengan surat penawaran kerja sama dengan memerhatikan formatnya. Sebab, jika format yang dibuat asal-asalan, maka perusahaan atau pihak pembeli akan mengira bahwa dokumen tersebut palsu dan dibuat sembarangan dengan tujuan keuntungan semata.

Maka dari itu, penting bagi penjual atau produsen memerhatikan format surat penawaran barang dan jasa, mulai dari kop surat hingga penutup surat.

3. Format Surat Penawaran Barang dan Jasa

Pada dasarnya, surat penawaran barang memiliki format umum seperti ini:

• Kop surat perusahaan berkedudukan sebagai identitas perusahaan pengirim. Kamu bisa menulis lengkap informasi seperti: alamat, nomor telepon atau nomor fax, dan alamat email maupun alamat website (Jika memang ada)
• Tanggal surat diterbitkan
• Nomor surat, lampiran, dan perihal yang ingin disampaikan
• Tujuan atau pihak penerima/pembeli, yaitu perusahaan yang kamu targetkan untuk menerima surat penawaran barang dan jasa tersebut
• Salam pembuka yang berisi kalimat sapaan sebagai pembuka (Dalam bentuk resmi dan formal)
• Isi surat yang berisi maksud dan tujuan kamu membuat surat penawaran barang tersebut.
• Salam penutup surat yang berisi harapan agar perusahaan dapat meninjau dan memberikan feedback terkait penawaran barang atau jasa kamu
• Tanda tangan dan nama pengirim barang (Bisa pemimpin perusahaan/bagian pemasaran produk/perwakilan yang ditunjuk) oleh perusahaan yang menawari barang

4. Contoh Isi Surat Penawaran Barang dan Jasa

4.1. Contoh Surat Penawaran Barang yang Singkat, Padat, dan Jelas

Kepada Yth.
All Wo-men Project
Jl. Industri No. 45, Bandung

Dengan hormat,

Kami dari PT Makmur Sentosa Wibawana, perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan bahan baku pembuatan sepatu lokal, ingin menawarkan produk berkualitas tinggi yang dapat menunjang produksi sepatu di All Wo-men Project.

Adapun bahan yang kami sediakan meliputi:

• Kulit sintetis premium (Berbagai warna dan tekstur sesuai permintaan)
• Kanvas & denim khusus sepatu (Tahan lama dan fleksibel)
• Sol karet & EVA berkualitas tinggi (Nyaman dan tahan aus)
• Benang jahit & lem khusus sepatu (Perekat kuat untuk ketahanan produk sudah teruji unggul)

Kami menjamin bahwa bahan yang kami tawarkan memiliki kualitas terbaik dan sudah melalui beragam uji kelayakan dan ketahanan dengan harga yang kompetitif di pasarnya. Selain itu, kami juga memberikan fleksibilitas dalam pemesanan dan pengiriman sesuai kebutuhan produksi All Wo-men Project.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai spesifikasi produk, daftar harga, serta sampel bahan, kami siap mengatur pertemuan sesuai waktu yang ditentukan. Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik dan saling menguntungkan.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk dapat bekerja sama dengan All Wo-men Project. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi kami melalui kontak yang tertera.

Bandung, 18 Februari 2025

Hormat kami,

PT Makmur Sentosa Wibawana

4.2. Contoh Isi Surat Penawaran Jasa

Kepada Yth. Manajer Operasional
Griya Hijau Tosca
Jl. Damai No. 25, Jakarta

Dengan hormat,

Kami dari MH Care, perusahaan yang bergerak di bidang layanan kesehatan dan kesejahteraan lansia, dengan ini menawarkan jasa pijat khusus manula untuk meningkatkan kualitas hidup penghuni di Griya Hijau Tosca.

Layanan yang kami tawarkan dirancang khusus untuk membantu mengatasi masalah umum yang dialami oleh lansia, seperti:

• Pijat Relaksasi untuk mengurangi ketegangan otot dan meningkatkan kualitas tidur.
• Pijat Terapi Sendi untuk membantu meredakan nyeri akibat artritis dan osteoporosis.
• Pijat Refleksi untuk menstimulasi sirkulasi darah dan meningkatkan energi tubuh.
• Pijat Lymphatic Drainage untuk membantu mengurangi pembengkakan akibat retensi cairan.

Semua layanan kami dilakukan oleh terapis profesional bersertifikasi yang memiliki pengalaman dalam menangani klien lansia dengan penuh perhatian dan kelembutan. Kami juga menyediakan sesi reguler maupun layanan panggilan sesuai kebutuhan institusi Anda.

Sebagai bentuk kerja sama, kami menawarkan uji coba layanan gratis untuk satu sesi pijat bagi beberapa penghuni sebagai bentuk perkenalan. Kami juga terbuka untuk menyesuaikan paket layanan berdasarkan kebutuhan spesifik di Griya Hijau Tosca

Jika tertarik, kami siap mengatur pertemuan untuk membahas detail layanan lebih lanjut. Besar harapan kami untuk dapat bekerja sama dan memberikan manfaat bagi penghuni lansia di tempat Anda.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi kami di kontak yang tertera.

Bekasi, 18 Februari 2025

Hormat kami,
Marketing MH CARE

5. Contoh Format Surat Penawaran Barang dan Jasa yang Benar

5.1. Contoh Format Surat Penawaran Barang Elektronik

5.2. Contoh Surat Penawaran Barang yang Singkat

5.3. Surat Penawaran Jasa

5.4. Contoh Surat Penawaran Harga Barang yang Formal

5.5. Contoh Surat Penawaran Produk Air Minum

5.6. Contoh Surat Tanggapan setelah Mengirim Surat Penawaran Barang

5.7 Contoh Surat Penawaran Jasa Travel

5.8 Surat Penawaraan BBM Industri

5.9. Contoh Surat Penawaran Jasa Akuntansi

5.10. Contoh Surat Penawaran Barang ATK

Nah, sekarang sudah jelas kan cara membuat surat penawaran barang dan jasa untuk diajukan ke berbagai perusahaa/usaha pribadi/instansi pemerintahan? Pastikan saat membuatnya, kamu menjelaskan secara rinci harga maupun value produk tersebut agar disetujui oleh calon pelanggan.