Seberapa sering kamu berhasil menyelesaikan pekerjaan tepat waktu tanpa panik? Bisa dihitung pakai satu tangan? Hmm, agak memalukan ya. Padahal, kamu sendiri yang menetapkan tenggat waktunya. Tapi tenang, ternyata ini bukan hal aneh. Ini adalah jebakan pemikiran yang sering terjadi dan sudah banyak diteliti.
Setiap kali kita memulai tugas atau proyek baru, kita cenderung salah memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Ini terus berulang, meski kita sudah pernah menghadapi masalah serupa sebelumnya. Biasanya, kesalahan ini berujung pada jadwal kerja yang berantakan, bahkan kegagalan proyek. Keyakinan bahwa pengalaman akan membuat kita bekerja lebih cepat seringkali menyesatkan, dan inilah yang disebut Kegagalan Perencanaan.
Apa itu Kegagalan Perencanaan?
Kegagalan Perencanaan adalah istilah yang digunakan oleh psikolog untuk menjelaskan kecenderungan kita meremehkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Hal ini terjadi karena dua alasan utama:
- Kita gagal memperhitungkan pengalaman masa lalu dalam menyelesaikan tugas yang serupa.
- Kita terlalu optimis, mengira tidak akan ada masalah yang memperlambat penyelesaian tugas.
Tapi ada kabar baik! Dengan memahami kenapa kita sering terjebak dalam Kegagalan Perencanaan, kita bisa belajar menghindarinya. Yuk, simak beberapa strategi berikut ini untuk meningkatkan manajemen waktumu.
1. Belajar dari Pengalaman
Mulailah dengan mengingat pengalaman sebelumnya. Tanyakan pada diri sendiri, berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk menyelesaikan tugas serupa terakhir kali, dan tantangan apa yang dihadapi? Kamu bisa pakai aplikasi kalkulator selisih waktu untuk membantu menganalisisnya. Dengan begitu, kamu bisa memperkirakan waktu penyelesaian tugas dengan lebih realistis.
Kamu bisa pakai aplikasi aplikasi kalkulator menghitung selisih jam untuk membantu menganalisisnya. Dengan begitu, kamu bisa memperkirakan waktu penyelesaian tugas dengan lebih realistis.
ADVERTISEMENTS
2. Minta Orang Lain untuk Mengevaluasi
Nggak ada salahnya meminta teman atau kolega untuk memberikan evaluasi. Menurut penelitian, kita cenderung lebih akurat dalam memperkirakan waktu saat menilai orang lain, dibanding saat menilai diri sendiri.
Jadi, kalau kamu merasa sering salah dalam memperkirakan waktu, coba deh minta orang lain untuk menilai berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
ADVERTISEMENTS
3. Tetapkan Interval Waktu
Hal-hal tak terduga pasti ada. Maka dari itu, lebih baik menetapkan interval waktu daripada batas waktu yang kaku. Gunakan konsep Kerucut Ketidakpastian, di mana di awal proyek, saat masih sedikit informasi, perkiraan waktu bisa meleset jauh. Misalnya, jika kamu awalnya pikir tugas bisa selesai dalam dua hari, sebenarnya bisa memakan waktu setengah hari atau bahkan delapan hari. Seiring proyek berjalan, estimasi ini akan semakin akurat.
Kerucut Ketidakpastian juga bisa membantu menghindari optimisme berlebihan. Kalau kamu perkirakan tugas selesai dalam empat hari, coba ambil angka paling tinggi dari estimasi tersebut, dan lihat bagaimana hasilnya.
Baca Juga
ADVERTISEMENTS
4. Gunakan Metode Peringkat Tiga Kali Lipat
Teknik ini bertujuan untuk menghindari dampak dari optimisme berlebihan dengan mengembangkan dan mempertimbangkan skenario yang berbeda:
- Skenario terbaik
- Skenario terburuk
- Skenario yang paling mungkin
Dengan mengetahui kecenderungan untuk berpikir optimis, skenario terbaik kemungkinan besar akan sesuai dengan perkiraan awal Anda. Skenario terburuk akan membantu Anda memahami berapa lama waktu yang diperlukan jika ada masalah. Setelah memperkirakan waktu penyelesaian untuk setiap skenario, hitung rata-ratanya dan gunakan itu sebagai perkiraan yang lebih realistis.
ADVERTISEMENTS
5. Hitung Faktor Fudge
Mau tahu seberapa optimis kamu dalam memperkirakan waktu? Caranya mudah. Pilih beberapa tugas, perkirakan waktunya, lalu catat hasil nyatanya.
Bandingkan antara estimasi dan kenyataan, lalu hitung perbedaan dalam bentuk persentase. Ini akan memberikan gambaran tentang faktor fudge atau margin kesalahanmu dalam memperkirakan waktu.
6. Rencanakan Selama Krisis
Sepanjang hari, energi dan produktivitas kita naik turun. Biasanya, sekitar enam jam setelah bangun tidur, kita mengalami penurunan energi.
Pada saat inilah kamu bisa lebih realistis dalam membuat perencanaan. Coba buat estimasi waktu saat energi naik dan turun, lalu bandingkan dengan waktu penyelesaian sebenarnya.
Akhir Kata
Gimana, sudah lebih paham tentang strategi manajemen waktu? Dengan belajar dari pengalaman masa lalu, meminta evaluasi orang lain, dan menggunakan teknik seperti interval waktu serta Faktor Fudge, kamu bisa menghindari jebakan Kegagalan Perencanaan. Nggak cuma lebih efektif, tapi juga lebih santai dalam menyelesaikan tugas.
Jadi, yuk mulai terapkan strategi ini untuk bisnismu atau kegiatan sehari-hari. Semoga tips ini bermanfaat, dan jangan lupa bagikan pengalamannya!
Jangan lupa untuk berkomentar dan beri kami masukan di laman Pintarjualan agar mampu menyuguhkan artikel berkualitas sesuai kebutuhan readers. Yuk, baca artikel menarik lainnya seputar Tips Bisnis, dan lain-lain. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi operation@tonjoo.
